Przedsiębiorstwa, których rok obrotowy jest równy z rokiem kalendarzowym, na przygotowanie sprawozdania finansowego za 2023 r. mają czas do 31 marca 2024 r.
Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się m.in.:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.
Jest to wstępne zamknięcie ksiąg pozostawiające, w uzasadnionych przypadkach, możliwość dokonywania w nich zapisów korygujących.
Zamknięte księgi za 2023 r. po zweryfikowaniu, czy przedstawione w nich dane są rzeczywiste i nie zaburzają zasady rzetelnego oraz wiernego obrazu zdarzeń gospodarczych przedsiębiorstwa stanowią podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2023 r. Przed wstępnym ich zamknięciem należy sprawdzić:
- czy w księgach zostały ujęte wszystkie dowody księgowe, np. faktury, rachunki i inne dowody potwierdzające dokonanie operacji gospodarczych odnoszących się do 2023 r., także te otrzymane po dniu bilansowym, a dotyczące np. reklamacji i rabatów,
- czy dokonano rozliczenia wyników inwentaryzacji za 2023 r.,
- czy została zaktualizowana wycena aktywów i pasywów oraz czy prawidłowo przeksięgowano salda kont wynikowych w celu ustalenia wyniku finansowego za 2023 r.
Jeśli po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2023 r., a przed jego zatwierdzeniem wystąpi konieczność dokonania w księgach tego roku zmian, ich skutki trzeba wprowadzić do wstępnie zamkniętych ksiąg za 2023 r. i ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe za 2023 r. (por. art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Zmiany we wstępnie zamkniętych księgach po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego mogą być dokonywane m.in. na polecenie biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie to podlega badaniu przez firmę audytorską.
Jeśli nowa wersja sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2023 r. zostanie sporządzona i podpisana po 31 marca 2024 r., nie wpłynie to na wypełnienie ustawowego obowiązku. W tej sytuacji wersję pierwotną sprawozdania, sporządzoną i podpisaną w ustawowym terminie, należy przechowywać dla celów dowodowych wraz z jego ostateczną wersją.
Ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Takie zamknięcie wyklucza możliwość dokonywania jakichkolwiek zapisów w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Podpisanie sprawozdania finansowego
Zakończenie prac wieńczy podpisanie sprawozdania, więc do 31 marca 2024 r. sprawozdanie takie musi być podpisane przez wszystkie osoby do tego zobowiązane. Daty składania poszczególnych podpisów mogą być różne.
Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego są:
